H1N1 : faut-il un plan de continuité d’activité ?

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Par Gérald Espardellier, fondateur et directeur associé d’Enora Consulting

Dans le cadre de l’épidémie de grippe H1N1, le gouvernement a défini un plan national de prévention et de lutte « pandémie grippale ». L’élaboration d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) est obligatoire pour les administrations de l’Etat, elle est fortement recommandée pour les collectivités territoriales et pour les entreprises.

Qu’est-ce qu’un PCA ?

Un PCA (Plan de Continuité d’Activité) est un dispositif organisationnel et technique qui vise à limiter l’impact potentiel d’une situation d’urgence, une catastrophe ou un évènement grave. Il est composé de deux parties :

  • Un plan de continuité des opérations : PCO;
  • Un plan de continuité informatique et télécommunication : PCIT. Bien que les étapes de ces deux plans soient similaires, il est préférable de les traiter séparément car leurs objectifs et les résultats attendus sont différents.

Le PCO : Plan de Continuité des Opérations

Le PCO décrit l’organisation à mettre en place pour continuer à fonctionner durant ou après une crise. Il s’agit de planifier les mesures qui permettent d’une part de continuer à fournir les principaux produits et services en mode dégradé, et d’autre part le rétablissement des activités et des systèmes principaux.

Chaque organisation étant unique, William Porret rappelle que le PCO doit être spécifiquement adapté aux métiers. Les points suivants doivent être abordés pendant l’élaboration d’un PCO, afin d’anticiper et de préparer la gestion de crise :

  • Définir un objectif d’activité minimale;
  • Mettre en place une cellule de crise; 
  • Prévenir le risque et protéger la sécurité et la santé des collaborateurs;
  • Gérer les conséquences financières.

Le PCIT : Plan de Continuité Informatique et Télécommunication

Le PCIT vise à mettre en place une architecture technique et à élaborer les procédures qui assureront la continuité des fonctions critiques de l’entreprise et la reprise fonctionnelle des métiers. Il traite des aspects liés aux infrastructures informatiques et télécoms ainsi que des moyens généraux et transverses (courant électrique, locaux) nécessaire à l’exécution d’un PCA. Son déroulement suit les phases de projet habituelles : analyse, conception, mise en œuvre et amélioration continue. L’utilisation du référentiel de bonnes pratiques BP Z77-700 de l’Afnor est un facteur supplémentaire de succès.

Il appartient à la DSI de définir avec les métiers, les procédures et les moyens techniques (réseaux Internet, matériels informatiques, applications de travail collaboratif) pour garantir le bon déroulement des scenarii de gestion de crise retenus par la direction. « Pour être valide, ce PCIT doit être testé au moins une fois et qu’une personne est désignée comme responsable de son suivi et de sa mise à jour » ajoute Willam Porret.

Dans quels cas mettre en œuvre un PCA ?

Le PCA doit être mis en œuvre lorsque le niveau critique d’activité est atteint. Ce dernier peut varier suivant la nature du sinistre : catastrophe climatique, pandémie grippale, etc. Les conséquences possibles d’une perturbation sensible de l’activité peuvent être les suivantes :

  • Diminution des effectifs présents sur le lieu de travail;
  • Indisponibilité simultanée de plusieurs dirigeants ou responsables;
  • Dégradation de services particulièrement sensibles (communications, transports, etc.);
  • Interruption d’activités affectant des secteurs professionnels particuliers (établissements de formation, manifestations culturelles, tourisme, loisirs,…);
  • Perturbation des circuits financiers et la réduction des disponibilités financières;
  •  Etc.

 La pandémie de grippe A/H1N1

Dans l’hémisphère nord, la période la plus favorable pour la pandémie de grippe A/H1N1 se situe à l’automne. Les simulations prédisent une épidémie en deux vagues :

  • Une première vague succession de contagions, étalée sur une dizaine de semaines;
  • Une seconde période, le pic de contagion, plus courte de l’ordre de deux à trois semaines.

La principale menace identifiée est l’absence due aux congés maladie. Selon les hypothèses de scenarii, au plus fort de la vague pandémique, le taux d’absentéisme pourrait s’élever à plus de 40%. Au plus fort de la crise, les réunions et regroupements de plusieurs personnes doivent être évités, le travail à distance sera à encourager.

Il est donc préférable de prévoir à l’avance le fonctionnement des services en mode dégradé :

  • Identification et hiérarchisation des missions devant être assurées en toutes circonstances;
  • Identification des missions pouvant être interrompues pendant une à deux semaines et de celles pouvant l’être de 8 à 12 semaines;
  • Identification des ressources nécessaires à la continuité de l’activité indispensable : moyens humains et matériels, affectations financières, conseil juridique, etc.
  • Extension des délégations de signature et des principes de suppléance, dans l’hypothèse de l’indisponibilité simultanée de plusieurs responsables.

Pour la première vague d’épidémie (taux d’absentéisme de 20%), il s’agira d’identifier les fonctions clés et les personnes capables de les exercer pour assurer le maintien de l’activité. Pour la seconde vague (taux d’absentéisme de 40%), il s’agira de maintenir les activités vitales et d’y affecter les moyens permettant une reprise de l’activité normale sans rupture.

Conclusion

La pandémie de grippe A/H1N1 peut être une occasion d’établir un PCA afin d’anticiper les périodes de travail qui s’annoncent perturbées. « Ce projet d’entreprise nécessite le support de la direction et de tous les métiers pour assurer l’efficacité et l’applicabilité des mesures décidées » conclut William Porret.

L’évolution constante des organisations ne doit pas faire oublier que le PCA doit être modifié en conséquence puis testé de manière régulière.

 

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